Bedrijfsvoering

Algemeen

Bedrijfsvoering schept voorwaarden en biedt ondersteuning voor de uitvoering van de gemeentelijke taken. Dit gebeurt op meerdere vakgebieden, zoals Juridische Zaken, ICT, Financiën, Personeelszaken en meer. Bedrijfsvoering ondersteunt. Het is nodig dat deze ondersteuning aansluit bij de behoefte. Daarom stemt Bedrijfsvoering haar aanbod af met de teams die diensten leveren aan de inwoners en bedrijven.
Om aan te bieden wat nodig is, schakelt Bedrijfsvoering continu tussen maatwerk en standaardisatie. Vanuit de Rijksoverheid wordt voor de bedrijfsvoering sterke nadruk gelegd op standaardisatie. Bijvoorbeeld om de gemeentebegrotingen op een zelfde manier in te delen of om de informatiehuishouding generiek te maken. Maar om in te spelen op specifieke situaties is vaak maatwerk nodig. Bedrijfsvoering moet meebewegen met de dynamiek in de organisatie maar ook goede invulling geven aan standaards om aangesloten te blijven op de ketenpartners. Om de raad meer inzicht te geven in de aard en omvang van de overhead is het hoofdstuk 'Overzicht overhead' in de begroting opgenomen.

van buiten naar binnen

Als Bedrijfsvoering van de gemeente Purmerend geldt dat er voornamelijk systeemgedreven wordt georganiseerd. De kunst is als organisatie een balans te vinden tussen een efficiënte en bedrijfsmatige werkorganisatie en een effectieve gemeente die uitgaat van zijn inwoners. Tussen het aanbrengen van standaardisatie en het bieden van maatwerk. Onder andere betekent dit dat er nog systemen te realiseren zijn en koppelingen moeten worden gelegd voor de uitvoering van de Participatiewet, de jeugdzorg en om de verschillende dienstverleningsprocessen in onderlinge samenhang te brengen. Verder gaat het hierbij bijvoorbeeld om de voorbereiding op de Omgevingswet. Daarvoor worden aansluitingen gemaakt met ketenpartners zoals de provincie, het waterschap en de omgevingsdienst. Met deze partners werken we samen aan plannen en processen.

Organisatieontwikkeling

De medewerkers zijn de grootste succesfactor bij het behalen van goede resultaten voor de stad. Binnen de domeinen wordt gekeken naar de meest passende vorm van organiseren. Logische clustering van taken, waarbij op verschillende plaatsen nieuwe teams ontstaan. Hierdoor wordt integraal werken makkelijker. Maar de organisatie investeert met name in de manier waarop medewerkers (samen) werken aan de opgave voor de stad en in de manier van leidinggeven die hierbij nodig is.

We willen medewerkers inzetten op hun kracht, vanuit de overtuiging dat mensen het meest gemotiveerd, effectief en succesvol zijn in het werk dat het dichtst bij hun talenten en drijfveren ligt. De leidinggevende kan met de medewerker het gesprek voeren over hoe de medewerker het best tot zijn recht komt, in zijn huidige functie of werkveld, elders binnen de organisatie, of daarbuiten. Er zijn instrumenten beschikbaar op het gebied van talentontwikkeling.

Opleidingen zien we als maatwerk, waarbij in de specifieke situatie wordt gekeken wat nodig is om het werk goed of nog beter te kunnen doen. Organisatiebreed organiseren we opleidingen die bijdragen aan de organisatieontwikkeling, zoals de training morele oordeelsvorming en de ‘taalklassen’, waarbij medewerkers ondersteund worden om op een andere manier te kijken naar hun werk.

Voor potentieel nieuwe medewerkers gaan we investeren in ons imago door een betere profilering. We gaan laten zien wat we doen in de stad en dat we een werkgever zijn die kansen biedt aan medewerkers, waar je eigen verantwoordelijkheid kunt nemen in een moderne en flexibele werkomgeving. Bij werving en selectie maken we gebruik van moderne methodes en middelen, waarmee we de juiste doelgroep kunnen bereiken, zowel ervaren krachten als nieuw talent. Om de nieuwe collega’s vervolgens goed te laten landen in onze organisatie komt er een introductieprogramma.

Het Beter Werken

2017 staat in in het teken van het in volle omvang in gebruik nemen van de nieuwe werkomgeving die gericht is op flexibiliteit, informatie uitwisselen en samenwerken. Ook de nieuwe ICT-middelen ondersteunen het tijd en plaats onafhankelijk werken. De nieuwe werkomgeving staat volledig ten dienst van het effectiever werken voor de stad.
De verbouwing van het stadhuis is eind 2016 conform planning afgerond. Hieronder valt tevens het afstoten van de locatie Werkplein. Aansluitend op de verbouwing van het kantoordomein is de raadzaal verbouwd. Na deze grote verbouwing van het stadhuis wordt in de 2e helft van 2017 een RIE (risico inventarisatie en evaluatie) uitgevoerd. Op de 3^e en 4^e etage van het stadhuis is nog ruimte beschikbaar voor verhuur. Inmiddels zijn vergaande afspraken gemaakt met een huurder, die medio november 2017 een deel van de ruimte zal betrekken. Vanaf 2018 wordt financieel rekening gehouden met de huuropbrengst.

Informatievoorziening

Informatiebeleid en ICT
Het Rijk en de VNG nemen regie om de digitale dienstverlening aan burgers en bedrijven te verbeteren. Door standaardisatie van systemen (de Generieke Digitale Informatiestructuur, GDI). En doordat de gemeenten in VNG-verband collectief systemen laten maken en/of aanbesteden, krijgen wij meer regie op de systemen die we nodig hebben en samen gebruiken. De standaardisatie en uniformering van informatiesystemen draagt ertoe bij dat wij effectief kunnen samenwerken met andere gemeenten en met ketenpartners zoals woningcorporaties, zorginstellingen en anderen.

Het informatiebeleid van de VNG heeft ook een verandering tot gevolg in het gebruik van gegevens. Gegevens worden meer toegankelijk en beter uitwisselbaar gemaakt. Dit gebeurt door in de nieuwe ICT-producten te eisen dat de gegevens losser komen te staan van de systemen. Systemen worden hierdoor 'kleiner'. Dit biedt onder andere ook kansen voor nieuwe toetreders op de markt van ICT-leveranciers.

Purmerend heeft de instrumenten om aan te sluiten op de GDI. Dit is nodig om effectief te werken maar ook als maatregel tegen het toenemende risico van cybercriminaliteit. In een aantal opvolgende jaren wordt methodische gewerkt aan de verbetering van de informatieveiligheid en borging van de privacy voor inwoners. In dit kader vervult ook de nieuwe Functionaris gegevensbescherming een prominente rol.

Zaakgericht werken
Invoering van zaakgericht werken is een belangrijke en noodzakelijk ontwikkeling voor de gemeentelijke informatiehuishouding. Of het nu gaat om de invoering van de Omgevingswet of het leveren van diensten aan inwoners via MijnOverheid: dit kan alleen zaakgeoriënteerd. Het zaaksysteem stelt ons in staat om overzicht te hebben op het werk dat we onder handen hebben. Zodat we weten hoeveel zaken er in behandeling zijn, wie er aan werken en wanneer het werk klaar moet zijn. Dit is belangrijk voor de communicatie met inwoners en bedrijven over de afdoening van (aan)vragen.

Het zaaksysteem is ook essentieel voor het digitaal beheren van dossiers. Sinds 2017 is een vervangingsbesluit actief. Dit houdt in dat alle documenten die met het zaaksysteem zijn opgeslagen in het Documentmanagementsysteem, gelden als digitale originelen. Voor deze documenten mogen wij zelfs geen papieren versies meer beheren. Alleen de digitale documenten die in het zaaksysteem-DMS zijn opgeslagen voldoen aan de eisen van de archiefinspectie voor duurzame opslag. Het is uit oogpunt van archiefbeheer en -gebruik wenselijk om het zaaksysteem zo breed mogelijk in te zetten en zodoende ook zo veel mogelijk documenten enkel nog digitaal te hebben.

DataLab

We zien dat het gebruik van data toeneemt in alle sectoren. Het gebruik van data helpt om meer inzicht te krijgen in maatschappelijke vraagstukken, om burgers en bedrijven van passende informatie te voorzien en meer. We zien ook dat het werken met koppeling van data voor nieuwe taken verplicht wordt gesteld. Voor het Digitaal Stelsel Omgevingswet (DSO) moeten gemeenten alle geografische informatie over een object kunnen tonen en delen met andere organisaties. In de regio Zaanstreek- Waterland hebben we afgesproken om samen te werken met data. De Wet Open Overheid vereist dat data opengesteld moet worden. Deze afspraken en verplichtingen vereisen elk dat er kennis, instrumenten en processen zijn om met data te werken.

Niet alle data die wij hebben is open en voor iedereen in te zien. We hebben rekening te houden met privacy-regels. Om deze reden is het niet alleen nodig dat we onze data in een datapunt publiceren, maar ook dat we instrumenten en werkwijzen hanteren voor het toekennen van rechten om de data te mogen inzien of gebruiken. Veel data is helemaal open. Een deel is alleen bedoeld voor bepaalde samenwerkingspartners en een andere deel van de data is gesloten, alleen te gebruiken voor degenen die er recht toe hebben.

De activiteiten zijn er op gericht om de technische en organisatorische randvoorwaarden in te vullen voor een effectief en solide datapunt. En ook gebruik te maken van de data voor het beantwoorden van maatschappelijke vragen.

Basisregistraties

WOZ- en BAG-bestanden

Door technische ontwikkelingen in de informatievoorziening moet in rap tempo de publieke waarde en juistheid van de gemeentelijke gegevens tegen het licht worden gehouden. Dat geldt voor alle gemeenten in Nederland. Daarmee is niet gezegd dat de kwaliteit voorheen slecht was. Het is een andere tijd. Door de mogelijkheden van digitale dienstverlening is het voor gemeenten noodzakelijk om de informatie die hieraan ten grondslag ligt, de basisregistraties, naar een hoger kwaliteitsniveau te brengen, dat is ook een wettelijke plicht. Omdat de OZB de belangrijkste inkomstenbron is voor de gemeente, is het voor de gemeente onvermijdelijk om versneld het kwaliteitsniveau van de BAG-WOZ naar een hoger niveau te brengen. Niets doen betekent achteruitgang en brengt risico’s mee voor de gemeente.

BRO
Voor de opbouw van het stelsel van basisregistraties is nu de Basisregistratie Ondergrond (BRO) aan de orde. We moeten deze gegevens toegankelijk maken en aan de (extern) gestelde kwaliteitseisen laten voldoen.

Digitaliseren van Purmerendse bouwdossiers in het Waterlands Archief

Vanwege de beperkte opslagcapaciteit vraagt het Waterlands Archief aan alle aangesloten gemeenten om de opgeslagen bouwdossiers in het WA, te digitaliseren. Het voordeel is dat de digitale dossiers vervolgens opgeslagen kunnen worden in een regionaal of landelijk eDepot en daarmee sneller toegankelijk zal zijn in geval van calamiteiten of voor de digitale dienstverlening. Dit is een éénmalige actie voor bestaande dossiers in het WA. In het regionale portefeuillehoudersoverleg wordt deze kwestie door het WA aangekaart. Het digitaliseren van bouwdossiers is voor Purmerend, gezien de omvang van het aantal bouwdossiers, een kostbare zaak.

De basiskantoor-software.

De MS-Office versie, onze kantoorautomatisering, is verouderd. We zijn functioneel en ook contractueel verplicht om te vernieuwen. Dit levert nieuwe- en ook waardevolle verbeteringen op maar leidt er ook toe dat de kosten stijgen. Dit geldt voor alle gemeenten. Daarom onderhandelt de VNG over een collectieve oplossing die zo kosten-efficiënt mogelijk is.

Betalingsgedrag

Het betalingsgedrag van de gemeente wordt beoordeeld aan de hand van het aantal dagen dat de leverancier moet wachten op bijschrijving van het gefactureerde bedrag. De gemeente hanteert als voorwaarde dat er binnen 30 dagen wordt betaald. De gemiddelde betalingstermijn van de gemeente bedraagt 27 dagen. In individuele gevallen is er sprake van termijnoverschrijding. Het beleid is erop gericht om de individuele overschrijdingen terug te dringen.