Overzicht overhead

Het saldo stijgt met € 535.000 ten opzichte van de bijgestelde begroting 2017. Deze stijging wordt veroorzaakt door € 535.000 lagere lasten .

ontwikkeling Exploitatie 2017-2018

Inleiding

Door de gewijzigde regelgeving (BBV) met ingang van 2017, wordt het principe van integrale kostentoerekening niet langer toegepast. Dat betekent dat alleen de directe kosten aan de producten worden toegerekend. De indirecte kosten (overhead) worden vanaf 2017 begroot en verantwoord in het overzicht overhead.
Het onderscheid tussen directe en indirecte kosten is als volgt. Directe kosten zijn onder andere loonkosten (niet management), kapitaallasten en materiële kosten. Indirecte kosten zijn kosten die niet rechtstreeks samenhangen met een product. Indirecte kosten die een verband hebben met de dienstverlening kunnen worden aangeduid als overheadkosten. Voorbeelden van overheadkosten zijn managementkosten, huisvestingskosten, automatiseringskosten, personeels-gebonden kosten (onder andere opleidingskosten, overwerk, toelagen en reiskosten).
In dit onderdeel wordt ingegaan op:

• de methode van kostentoerekening;
• marginaal overheadtarief bij formatie uitbreiding of krimp van de organisatie.

De methode van kostentoerekening

Overheadkosten mogen niet doorbelast worden aan de producten en alleen de directe loonkosten worden toegerekend aan de producten.

Directe kosten
De loonkosten zijn geactualiseerd op basis van de begrote/vastgestelde formatie en doorgerekend in meerjarenperspectief. De loonsom 2018 is aangepast op basis van de laatst vastgestelde cao (looptijd tot 1 januari 2019). In de meerjarenbegroting wordt voor de jaren na afloop van de cao een gemiddelde stijging van 1,5% per jaar begroot voor het opvangen van ontwikkelingen met betrekking tot inflatie en stijgingen van werkgeverslasten. Toerekening van de loonkosten aan producten/programma's gebeurt door de lasten via een procentuele verdeling per team over de producten of via de tijdschrijfmethode door te belasten.

Indirecte kosten
Onder overhead verstaan wij het geheel van taken en activiteiten gericht op de sturing en ondersteuning van de medewerkers in het primaire proces. Globaal betreft het de kosten van het domein Bedrijfsvoering (huisvesting, facilitair, ICT, overig) en directie maar ook de kosten van het afdelings- en teammanagement van de lijnafdelingen. Specifieke kosten binnen Bedrijfsvoering die direct toe te rekenen zijn aan een product, vallen niet onder de overheadkosten en worden rechtstreeks toegerekend aan desbetreffend(e) product of gebruiker. Tevens is het toegestaan om overheadkosten toe te rekenen aan grondexploitaties, investeringen en projecten.

De overheadkosten zijn als volgt te specificeren:

• Management. Betreft de kosten van alle hiërarchische leidinggevenden (afdelingsmanagers, teammanagers, directie) en de managementondersteuning (stafbureau's, secretariaten).
• Informatievoorziening. Betreft onder andere de kosten van informatisering, automatisering, systeem- en netwerkbeheer, beveiliging en ICT-ontwikkelingen. Uitzondering hierop zijn de direct toerekenbare kosten van applicaties en software voor een specifieke taak. Deze worden begroot en verantwoord op het betreffende taakveld/programma.
• Huisvesting en facilitair. Betreft de kosten van het stadhuis.
• Overige ondersteuning. Betreft onder andere de kosten van de teams op gebied van bestuursondersteuning, communicatie, juridische ondersteuning, financiën en personeelszaken voor zover ze niet direct aan een specifieke taak kunnen worden toegerekend. Tevens alle vormings- en opleidingskosten.

Verrekeningen overhead met specifieke diensten en projecten
Een gedeelte van de overheadkosten wordt doorbelast aan projecten en diensten. Dit betreft met name de dienstverlening aan de gemeente Beemster en de eigen grondexploitaties, investeringen en projecten in de openbare ruimte. Hiermee is structureel een bedrag van circa € 2 miljoen gemoeid.

De overheadkosten per fte.
Binnen de gemeentelijke organisatie is er onderscheid te maken naar de overhead voor het organisatieonderdeel gehuistvest in De Koog en de onderdelen gehuisvest in het stadhuis. Voor de onderdelen in het stadhuis geldt dat deze duurdere huisvesting hebben inclusief vergader- en ICT-faciliteiten. In De Koog zijn er aanzienlijk minder ingerichte werkplekken en vergaderfaciliteiten. De medewerkers, de buitendienst, werken veelal in de wijken. Om de overheadkosten per fte te bepalen, wordt om een reëler beeld te geven, de buitendienst buiten beschouwing gelaten.

Het bovenstaande percentage wordt gehanteerd om overheadkosten door te belasten op de grexen, investeringen en projecten. Dit zijn de producten waar wel overhead aan mag worden toegerekend en verantwoord.
Op producten met een tariefstelling (rioolrecht, afvalstoffenheffing etcetera) mag geen overhead verantwoord worden, maar moeten voor de bepaling van de hoogte van het tarief wel de overheadkosten meegerekend worden. In de financiële verordening (vastgesteld in het voorjaar van 2017) is de methode vastgelegd.

marginaal overheadtarief bij uitbreiding of krimp van de organisatie

Vanaf 2017 wordt alleen een marginaal tarief toegerekend van circa € 5.200 bij één fte uitbreiding of krimp. De reden om een marginaal tarief aan te houden, komt onder andere door de wijziging in ons huisvestingsconcept vanaf 2017. Door de invoering van Het Beter Werken zijn er voldoende flexibele werkplekken voor de gehele organisatie. Het aantal werkplekken wijzigt niet als de formatie groeit of krimpt en er zijn dus ook geen extra kosten voor de aanschaf van een volledig ingerichte werkplek (bureau inclusief pc). Tevens wijzigt de samenstelling van de ondersteunende teams of management ook niet direct bij formatiewijzigingen.
Het tarief van ruim € 5.300 is ter dekking van kosten ICT (mobiele telefonie, tablet, licenties etcetera) en ter dekking van overige kosten (vorming en opleiding, reiskosten, toelagen, attenties en (incidentele) beloningen).

Incidentele baten en lasten